为进一步提高公司内部经营管理水平,规范合同签订和履行,加强廉政风险防控机制建设,根据物资集团《进一步规范合同管理的规定》有关要求,结合公司实际,秦舟公司多措并举深入推进日常合同管理工作,通过对合同台账“小切口”优化,健全业务开发事前防范、事中控制、事后监督的内部控制动态管理机制,让合同管理各项工作合法、规范、有序。
一是以合同台账为切口开展自查整改工作。秦舟公司通过汇总内部审计、业务检查、财务管理等要求,对合同台账包含信息进行了全面的完善和优化,通过台账明确业务四流流转情况,以及收入和价差情况。按照“小切口”推动“大治理”的工作思路,以补齐短板为目的,对公司业务合同和综合合同管理情况进行“健康体检”。
二是建立多岗位联动的统筹布局工作流程。从业务链生成开始,加强与上下游、业务部门、法律顾问团队、财务管理部门、法务岗的协同,提前介入,及时了解业务运行的前期情况,从风险防控、供应周期和交货条件等方面综合考虑,逐条落实货权的接受及交付,标的物是否形成库存等关键信息,做到及时调整和规范合同条款,满足实际业务需求。
三是有序有效推进合同管理的实施优化工作。秦舟公司坚持以发现问题为导向,以解决问题、完善管理为目的,在日常合同管理中,对业务链条、合作方、法审意见、审批流程、用印方式等涉及合同管理的重要内容进行规范。并依托OA系统,加强对合同过程的监管,实现信息化管理,增强操作效率。同时还通过采用电子档案与纸质档案共同保管的“双轨制”模式,对合同档案进行归档,避免了纸质档案损毁遗失造成的归档问题,更让档案收集、管理、查阅更加便捷,提升合同管理水平。
下一步,秦舟公司将严格按照制度标准,加强对合同台账的优化管理,增强内部协同,建立信息联动机制,提高合同管理效率。同时,积极引导全员牢固树立规矩意识,并贯穿到日常工作中,推动各项制度执行落到实处。